Procédure de dénonciation interne
Quels types de préoccupations sont couverts par la présente Politique ?
La présente Politique couvre les situations dans lesquelles un individu (intérieur et extérieur à Mazars) soupçonne un risque, une faute professionnelle ou un méfait affectant les membres de la société dans les domaines suivants :
- finances, comptabilité ;
- corruption ;
- pratiques antitrust ;
- danger pour la santé et la sécurité ;
- danger pour l’environnement ;
- discrimination et harcèlement.
Ces situations sont désignées ci-après par le terme « Faute professionnelle ». La présente Politique ne couvre pas les soupçons ou plaintes concernant votre propre poste. Ces soupçons ou plaintes doivent être formulés via la procédure de doléance de la société. La présente Politique ne concerne pas non plus les risques, fautes professionnelles ou méfaits relatifs à un domaine autre que ceux répertoriés dans le présent paragraphe et/ou qui affectent des personnes qui ne sont pas membres de la société, telles que des clients, des fournisseurs, etc.
Protection au titre de la présente Politique
La procédure de dénonciation est facultative, et la responsabilité des employés de Mazars ne sera jamais engagée en cas de non-dénonciation.
Vous n’êtes pas tenu de prouver le bien-fondé de l’inquiétude soulevée dans le cadre de la présente Politique. Il suffit d’un motif honnête et raisonnable de soupçonner qu’une faute professionnelle a été ou sera commise.
Sous réserve des dispositions du paragraphe « Responsabilité personnelle », si un employé de Mazars soulève une inquiétude dans le cadre de la présente Politique, il ne risquera pas de perdre son emploi ou de subir une forme quelconque de représailles. Si vous agissez honnêtement et raisonnablement, peu importe si vos préoccupations ne sont pas fondées.
Mazars ne tolèrera aucune victimisation ni aucun harcèlement des employés ayant soulevé une inquiétude dans le cadre de la présente Politique. Toute allégation d’un tel traitement sera prise au sérieux et, si elle est fondée, sera étudiée via une procédure disciplinaire de la société en tant que faute lourde. S’il est prouvé qu’un employé a traité un collègue de cette manière, cet employé peut être renvoyé sans préavis ni salaire tenant lieu de préavis.
Responsabilité personnelle
Toute allégation malintentionnée faite dans le cadre de la présente Politique constitue une faute lourde et peut faire l’objet de sanctions disciplinaires et/ou de poursuites.
Que faire en cas d’inquiétude
Si vous soupçonnez une faute professionnelle, vous pouvez en faire part via le formulaire ci-dessous (les équipes locales ne peuvent pas accéder aux données ni modifier ce formulaire).
Le Responsable Conformité du Groupe Mazars [1] s'entretiendra avec le Conseil de gouvernance du Groupe ou ses membres indépendants uniquement et, dans la mesure nécessaire, avec le Conseil exécutif du Groupe. Dans tous les cas, veuillez noter que les membres chargés de recevoir et de traiter les dénonciations sont soumis à des engagements de confidentialité.
Il est essentiel que les membres de nos équipes se sentent libres de faire part de leurs inquiétudes sans crainte de représailles. Par conséquent, les allégations de victimisation dans de telles circonstances seront prises au sérieux et une mesure disciplinaire sera engagée à l’encontre de tout employé reconnu coupable d’un tel comportement.
Confidentialité
Toute inquiétude soulevée dans le cadre de la présente Politique doit rester confidentielle entre la personne ayant soulevé cette inquiétude, le Responsable Conformité du Groupe Mazars et, dans la mesure nécessaire, tout autre membre en ayant été informé. Ainsi, toutes les informations fournies dans le cadre de cette procédure resteront également confidentielles, y compris votre identité.
À cet égard, veuillez noter que vous ne pouvez pas nous faire part de vos inquiétudes de manière anonyme et que vous devez nous fournir des informations sur votre identité. Ces informations resteront confidentielles et ne seront jamais communiquées au membre que vous dénoncez.
Selon la nature du problème soulevé, la société peut être tenue par la loi de révéler toutes les informations ou en partie à un tiers. Vous serez informé si cela s’avère nécessaire.
Dans le cadre de son enquête, le Responsable Conformité du Groupe peut vous demander de fournir des informations complémentaires. Votre coopération est essentielle afin de garantir l’efficacité de l’enquête.
Une fois l’enquête terminée, vous recevrez un compte-rendu des résultats. S’il s’avère que vos doutes sont fondés, les résultats de l’enquête seront également transmis au Responsable d’Unité de Gestion, qui prendra les mesures appropriées.
Toute allégation malintentionnée concernant les activités de la société Mazars faite auprès de personnes externes constituera une faute lourde et fera l’objet d’une procédure disciplinaire. Toute personne reconnue comme ayant fait des allégations malintentionnées sera renvoyée sans préavis ni salaire tenant lieu de préavis.
Tenue de registres
Un registre centralisé de toutes les inquiétudes soulevées sera tenu par le Responsable Conformité du Groupe Mazars, qui présentera un rapport au comité exécutif national et aux non-dirigeants indépendants de la société.
Les inquiétudes ne s’inscrivant pas dans le cadre de la présente Politique seront détruites sans délai ou enregistrées dans un système distinct. Celles qui rentrent dans le cadre de la présente Politique mais qui ne nécessitent aucune procédure disciplinaire ou judiciaire seront conservées 2 mois maximum après la clôture de l’enquête. Celles qui entraînent une procédure disciplinaire ou judiciaire seront conservées jusqu’à la fin de la procédure.
Mazars applique toutes les mesures de sécurité appropriées pour garantir la protection des informations collectées dans le cadre de la présente Politique, conformément à sa Politique de confidentialité et à toutes les réglementations applicables.
Droit d’accès et de modification
Vous disposez d’un droit d’accès aux, d’opposition aux et de correction des données qui vous concernent et pouvez demander leur modification ou suppression si elles sont incorrectes, incomplètes ou obsolètes, conformément aux réglementations applicables relatives à la protection des données. Pour exercer ce droit, veuillez utiliser le formulaire de contact employé ci-dessous.
À compter du mois de janvier 2015, le Responsable Conformité du Groupe est Jean-Luc Barlet.